Projecten vallen of staan met een duidelijke en goede basis waarbij alle stakeholders worden betrokken in het proces op het juiste moment.
Als een project begint vindt er vanzelfsprekend eerst een gesprek plaats met de opdrachtgever. Daarna is het van belang om korte gesprekken te voeren met de key-stakeholders, dit varieert van partners tot mensen op de vloer, afhankelijk van het project. Daarna ontvangt u van mij het volgende:
Projectplan
In het projectplan worden alle zaken die met de opdrachtgever zijn doorgesproken opgeschreven en dit wordt een leidend document in het project. Projectplannen zijn geen vaste documenten en moeten aangepast kunnen worden als er veranderingen optreden. Daarom werk ik iteratief als het gaat om projectplannen: eens in een aantal weken (afhankelijk van de wens) herzien we het projectplan en schaven bij waar nodig. Het projectplan bevat:
- Introductie
- Aanleiding
- Doelstelling
- Concrete doelen
- Methode en realisatie
- Conclusie
Het projectplan probeer ik altijd zo kort en bondig mogelijk te houden zodat niet ieder detail in beton is gegoten. Het is natuurlijk mogelijk om dit wel te doen.
Begroting
De begroting is een vertaling van het projectplan in posten en bijbehorende bedragen. Regelmatig moet er een blik worden geworpen op de begroting om ervoor te zorgen dat alles binnen het budget blijft. Net zoals een projectplan is een indeling in posten niet in beton gegoten. Alhoewel het bij een begroting nauwer komt hoe er met budgetten wordt omgegaan is er altijd een mogelijkheid om te schuiven tussen posten maar alleen in de meest noodzakelijke gevallen.
Aan het eind van het project ontvangt u ook een resultatenrekening waar u alle posten zowel begroot als gerealiseerd in een handig overzicht krijgt. Een voorbeeld hiervan vindt u hieronder:
Begroting-voorbeeld-1Planning
Als laatste is een goede en realistische planning van belang. Dat zorgt er voor dat deadlines en doelen op tijd worden gehaald. Daarnaast draagt een goede planning bij aan het juiste verwachtingsmanagement naar beide kanten. De stappen en het proces kunnen zodoende het meest transparant worden weergegeven.
Planningen hoeven niet heel complex of onoverzichtelijk te zijn maar kunnen zo eenvoudig zijn als het voorbeeld wat hieronder staat.
Hoe complexer het project, hoe complexer de planning.
Hopelijk heeft u zo een kijkje gekregen in mijn manier van opzetten en werken. Als laatste noot wil ik toevoegen dat communicatie en transparantie bij mij altijd op de hoogste positie staat. Zonder deze twee zaken verzand een project in valse verwachtingen of oeverloze pogingen om iets voor elkaar te krijgen wat er misschien niet is. Daarin is het van belang om altijd eerlijk en open te blijven.